Scadenze di una flotta aziendale: lo scadenzario completo
Revisioni, tachigrafo, patenti, CQC, ADR e ATP: frequenze e riferimenti normativi in un'unica tabella.
Una flotta aziendale ha scadenze che riguardano tre cose diverse: i mezzi, gli strumenti di bordo come il tachigrafo e le persone che guidano. Ognuna ha la sua frequenza e la sua norma di riferimento, e dimenticarne una significa sanzioni, fermi del mezzo o, nei casi peggiori, un autista che non può partire.
Qui sotto trovate lo scadenzario completo. Lo stesso elenco è disponibile come checklist in PDF da stampare.
Lo scadenzario della flotta
Mezzi
| Scadenza | Frequenza | Riferimento |
|---|---|---|
| Revisione veicoli fino a 3,5 t | Prima dopo 4 anni dall'immatricolazione, poi ogni 2 anni | Art. 80 Codice della strada |
| Revisione veicoli oltre 3,5 t e rimorchi oltre 3,5 t | Ogni anno | Art. 80 Codice della strada |
| Assicurazione RC auto | Alla scadenza della polizza | Contratto assicurativo |
| Bollo / tassa automobilistica | Alla scadenza prevista dalla regione | Normativa regionale |
| Manutenzione programmata | A chilometri o a tempo, secondo il costruttore | Libretto di uso e manutenzione |
| Pneumatici invernali o catene | Nei periodi e sulle strade indicati dalle ordinanze | Ordinanze degli enti gestori |
| Contratti di leasing e noleggio | Scadenza, chilometri inclusi, riconsegna | Contratto |
Tachigrafo
| Scadenza | Frequenza | Riferimento |
|---|---|---|
| Controllo periodico del tachigrafo | Almeno ogni 2 anni | Reg. UE 165/2014, art. 23 |
| Scarico dati dall'unità di bordo | Almeno ogni 90 giorni | Reg. UE 581/2010 |
| Scarico dati dalla carta del conducente | Almeno ogni 28 giorni | Reg. UE 581/2010 |
| Carta tachigrafica del conducente | Validità 5 anni | Reg. UE 165/2014 |
Autisti
| Scadenza | Frequenza | Riferimento |
|---|---|---|
| Patente C / CE | Rinnovo ogni 5 anni fino a 65 anni, poi con cadenza più breve e limiti di età | Codice della strada, art. 126 |
| Carta di qualificazione del conducente (CQC) | Validità 5 anni; rinnovo con corso di formazione periodica di 35 ore | D.Lgs. 286/2005 |
| Certificato di formazione ADR del conducente | Validità 5 anni | Accordo ADR |
Trasporti speciali
| Scadenza | Frequenza | Riferimento |
|---|---|---|
| Certificato di approvazione ADR del veicolo | Ogni anno | Accordo ADR |
| Attestato ATP (merci deperibili a temperatura controllata) | Rilasciato per 6 anni sui mezzi nuovi, poi rinnovi con nuova verifica | Accordo ATP |
Le indicazioni sono generali e aggiornate a ottobre 2026. Le regole possono cambiare e dipendere dal tipo di veicolo e di attività: verificate sempre la normativa vigente con la motorizzazione, l'ente di controllo o il vostro consulente.
Le scadenze che sfuggono più spesso
Lo scarico dei dati del tachigrafo. Non è una scadenza annuale ma continua: almeno ogni 28 giorni per la carta del conducente e ogni 90 giorni per l'unità di bordo. Con molti autisti e mezzi è facile perdere il conto.
Le scadenze degli autisti. Patente, CQC e carta tachigrafica hanno date diverse e sono legate alla persona, non al mezzo. Se un autista cambia mezzo o reparto, le scadenze restano sue.
I contratti. Leasing e noleggi hanno una data di fine e spesso un limite di chilometri: superarlo ha un costo che si scopre solo alla riconsegna.
Come organizzarle
Con pochi mezzi basta un foglio di calcolo ben tenuto, con una riga per ogni scadenza e un responsabile. Quando i mezzi e gli autisti aumentano, conviene un sistema che mandi gli avvisi in automatico qualche settimana prima, tenga lo storico di ogni intervento e mostri a colpo d'occhio cosa è in ritardo.
- Una scheda per ogni mezzo e ogni autista, con tutte le date.
- Avvisi in anticipo, con tempi diversi per ogni tipo di scadenza.
- Un responsabile per ogni scadenza, così è chiaro chi deve muoversi.
- Lo storico di revisioni e manutenzioni, utile anche per controllare i costi.
Le scadenze, gestite in automatico
Il nostro software di gestione flotte avvisa prima di ogni scadenza di mezzi e autisti.
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