Lettura automatica dei documenti con AI: i dati di DDT, fatture e contratti nel gestionale, senza ricopiarli.

Sviluppiamo soluzioni di intelligenza artificiale che leggono i documenti in arrivo, estraggono i dati che servono, li controllano e li passano ai vostri sistemi. Le persone intervengono solo sui casi dubbi.

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Cosa risolve la lettura automatica dei documenti

Ore spese a ricopiare dati

Fatture, bolle e ordini vengono letti a video e ribattuti nel gestionale. È lavoro ripetitivo, lento e con errori di battitura.

Controlli fatti a campione

Confrontare ogni documento con ordini e contratti richiede tempo, così ci si limita a qualche verifica e le differenze emergono tardi.

Email e allegati da smistare

Richieste, ordini e documenti arrivano nella stessa casella e qualcuno deve aprirli, capirli e inoltrarli alla persona giusta.

Archivi difficili da consultare

Contratti e pratiche in PDF o su carta sono difficili da cercare: trovare una clausola o una scadenza richiede ore.

Casi d'uso dell'AI sui documenti

DDT e documenti di trasporto

Lettura delle bolle in ingresso, controllo con gli ordini e accettazione dei trasportatori più veloce.

Fatture passive e ordini

Estrazione di fornitore, importi e righe, abbinamento con ordini e ricevimenti, segnalazione delle differenze.

Contratti e pratiche

Ricerca di clausole, date e importi, con riepiloghi e scadenze estratte in automatico.

Smistamento email

Classificazione dei messaggi in arrivo, estrazione dei dati dagli allegati e inoltro alla persona giusta.

Moduli e richieste

Lettura di moduli compilati, anche scansionati, e caricamento dei dati nei vostri sistemi.

Archivio interrogabile

Un assistente che risponde alle domande sui documenti d'archivio, indicando il documento di origine.

Si parte dal tipo di documento che oggi pesa di più, si misura il risultato e poi si estende agli altri.

Perché una soluzione su misura

Ogni azienda ha i suoi documenti, i suoi fornitori e i suoi controlli. Addestriamo la soluzione sui vostri casi reali e la colleghiamo ai sistemi che usate già.

  • Controlli prima del gestionale. I dati vengono confrontati con anagrafiche e ordini prima di essere registrati.
  • Una persona decide sui dubbi. I campi incerti vengono segnalati, non indovinati.
  • Integrata con i vostri sistemi. Gestionale, ERP, posta, cartelle condivise o portali dei fornitori.
  • Migliora con l'uso. Le correzioni fatte dalle persone servono a rendere più precisa la lettura.
1

Analisi

Raccogliamo un campione di documenti reali e i controlli che fate oggi.

2

Prototipo

Una prima versione che legge i vostri documenti, per misurarne la precisione.

3

Integrazione

Collegamento al gestionale e ai flussi di approvazione.

4

Evoluzione

Nuovi tipi di documento e controlli man mano che servono.

Domande frequenti sulla lettura automatica dei documenti

Che differenza c'è con un normale OCR?

Un OCR trasforma l'immagine in testo. L'intelligenza artificiale capisce anche dove si trovano i dati che servono, per esempio il numero del documento o il totale, anche quando ogni fornitore usa un formato diverso, e li controlla prima di registrarli.

Funziona anche con documenti scansionati o fotografati?

Sì, se sono leggibili. Nella fase di analisi proviamo la soluzione su un campione dei vostri documenti reali, così vedete la precisione prima di decidere.

Cosa succede quando l'AI non è sicura di un dato?

Il documento viene messo in una coda di verifica con il campo evidenziato. Una persona conferma o corregge, e solo dopo i dati vanno nel gestionale.

Si integra con il nostro gestionale?

Ci colleghiamo tramite API, scambio di file o accesso al database, a seconda di cosa permette il vostro sistema. Lo verifichiamo insieme in fase di analisi.

Dove vengono elaborati i documenti?

Lo definiamo con voi in base al tipo di dati: si possono scegliere servizi con elaborazione in Europa e condizioni contrattuali che escludono l'uso dei documenti per addestrare modelli di terzi.

Quanto costa?

Dipende dai tipi di documento, dai volumi e dalle integrazioni. Si può partire da un solo tipo di documento. Dopo una call di 20 minuti vi inviamo una proposta con costi e tempi, senza impegno.

Vediamo insieme i vostri documenti

Raccontateci quali documenti vi fanno perdere più tempo. Vi ricontattiamo entro un giorno lavorativo.

  1. Una call di 20 minuti per capire documenti e controlli.
  2. Una prova su alcuni dei vostri documenti reali.
  3. Una proposta con tempi e costi, senza impegno.

Preferite fissare subito la call? Scegliete un orario. Oppure scrivete a info@igsolutions.it